La unificación e interconexión de las telecomunicaciones del nuevo mercado. Más productividad y competitividad para las empresas europeas

PONENTE: Dª Sylvie Galaup, directora general de Viasolutions

Sylvie Galaup, directora general de Viasolutions.

Buenos días a todos y gracias por su presencia.

Vamos a hablar del tema de telecomunicaciones en este ámbito de una Europa más amplia y creo, que es uno de los temas importantes y que por supuesto, hay que tener en cuenta a la hora de tener cualquier estrategia de desarrollo hacia los nuevos mercados de los países europeos, y en la situación actual de Europa también.

En cuanto a la ponencia, voy a comentar qué es, a través de nuestra visión, la empresa Víasolutions, empresa perteneciente al grupo France Telecom. Hablaré también de cómo facilitar las relaciones internacionales, de cómo facilitar los contactos, que es la base para poder obtener un desarrollo con más eficacia, con técnicas muy concretas que vamos a comentar ahora. No voy a hablar de telefonía ni fija ni móvil, sino de servicios y de lo que día a día pueda influir en nuestra capacidad de trabajo y cómo incrementar nuevas herramientas, y otras no tan nuevas.

Hablaré de los servicios de reunión a distancia, todo lo que son las videoconferencias, audioconferencias y las webconferencias y de cómo estos servicios pueden facilitar los intercambios internacionales.

La segunda parte de mi exposición la dedicaré a otro tipo de herramientas, cuyo objetivo es el de informar y promocionar nuevos productos en un nuevo mercado y el lanzamiento de éstos sin correr demasiados riesgos y con unas herramientas de trabajo interesantes. Hablaré en concreto de la teleconferencia, porque estamos convencidos de que hay muchos usuarios de este tipo de servicios que permiten, en el día a día de la empresa, acortar muchísimo las distancias y tener a disposición unas herramientas que van a complementar a “las herramientas tradicionales”. Estamos hablando de coger el teléfono para hablar con Suecia, Francia o donde sea, o coger un vuelo para poder reunirse con sus colaboradores en estos países.

La videoconferencia parece que es algo conocido, pero sin embargo, lo que es menos conocido, son las aplicaciones que hoy en día se están desarrollando en el mercado. Desde hace dos años, este tipo de servicios están desarrollándose muchísimo para facilitar los intercambios y es muy fácil, hoy en día, acceder a esta tecnología. Por ejemplo, ahora mismo tenemos más conocimiento de Polonia porque el grupo France Telecom ha optado por invertir en Polonia y estar presente en el principal operador polaco que es TPSEA. Mediante estas intervenciones de operadores internacionales, lo que podemos ver, es una unificación de las tecnologías, un país como Polonia ya tiene acceso a una tecnología punta, no tiene que pasar por todo el desarrollo que han pasado los países antiguos, como Francia, Reino Unido y España, que cargan con redes y con una infraestructura más antigua y que ahora están en proceso de renovación.

Cuando hablamos de audioconferencia, nos referimos al teléfono puro y duro, a las relaciones a distancia donde podemos acercar a varios interlocutores. Curiosamente, España es uno de los países que no ha despegado del todo para este tipo de servicios. Para España el contacto directo para la relación en reuniones físicas parece la fórmula más atractiva, de momento, aunque poco a poco ya van utilizando esos servicios. Actualmente en Francia hay 395.000 reuniones anuales realizadas por nuestro grupo, y esta técnica muy utilizada, no hay quien no tenga en su mesa una tarjeta con su número de audioconferencia para poder poner en contacto a varios interlocutores y creo que son de los sectores que más van a ir desarrollándose en este ámbito europeo para fomentar las relaciones.

La webconferencia es seguramente el servicio más novedoso. Actualmente el mercado trata de compartir documentos, tiene unos espacios diferentes; es decir, tiene una dimensión de trabajo diferente, lo que va a tener repercusiones incluso en lo que es la forma de trabajar en equipo. Dado que tenemos un dimensionamiento a nivel de recursos humanos que usan estas herramientas, se puede crear un grupo de trabajo con un especialista en España, un ingeniero en Francia y un distribuidor en Polonia. Este tipo de dimensión de trabajo cambia bastante el perfil de organización de las empresas y no estamos pensando solamente en personas que físicamente deben estar presentes para poder realizar un grupo de trabajo o para poder trabajar eficazmente, sino que a través de webconferencia, mediante Internet y asociado muchas veces a la audioconferencia, podemos trabajar con personas ausentes.

Por otra parte, la utilización de este tipo de herramientas, permite que haya un ahorro de tiempo y no sólo hablamos de ahorros directos. Podemos decir que durante un tiempo la videoconferencia permitía ahorrar en desplazamientos. Algunas compañías aéreas se han visto molestas por este tipo de herramientas, cuando no creo que sea una competencia, sino justamente lo contrario, dado que lo que hacen es fomentar las relaciones. Los ahorros pueden ser directos para la empresa pero sobre todo son indirectos en productividad, en horas de trabajo, en horas personales. Aquí estamos hablando del mayor tiempo que pueden dedicar las personas a un trabajo; no es lo mismo hacer un viaje de 4 horas, que hacer una reunión en su despacho de forma espontánea.

Voy a pasar a la siguiente de las aplicaciones que se están desarrollando cuando se va a conquistar un mercado nuevo. Muchas veces se opta por la estrategia de que sean franquicias, que sean distribuidores en oficina propia, lo que conlleva a la empresa a una preocupación que es el control y el seguimiento de las personas que van a trabajar de forma remota. Estas preocupaciones, van a encontrar una respuesta en este tipo de contactos que es mucho más frecuente, pueden conectarse directamente con las personas que están trabajando y tener semanalmente, mensualmente, los partes de actividad de la empresa.

Si de lo que hablamos es de la contratación de personal desde el país de origen, la verdad es que también se pueden utilizar este tipo de herramientas, aunque no creo que sea una buena fórmula para la contratación definitiva, en la que el contacto personal juega un papel muy importante, pero, lo que sí que se puede hacer es todo este paso previo de presentación de candidatos.

En España, muchos de los clientes que realizan este tipo de entrevistas son empresas consultoras y realmente lo que hacen, es ahorrar tiempo en contrataciones internacionales en esta primera fase de contacto, de previa presentación de los candidatos. Vemos pues cómo estos son claros ejemplos para agilizar un poquito los tramites, lo normal es que se utilice este tipo de servicios de una forma interna; es decir, entre personas conocidas y entre colaboradores que ya han tenido una experiencia de trabajo juntos (porque se utiliza bastante la comunicación) como, por ejemplo, con distribuidores, con franquiciados, con colaboradores directos y luego el siguiente paso es introducir clientes.

Yo creo que, ahora mismo, un mercado tipo, un mercado ejemplar para nosotros, es el mercado americano. Hoy en día, en el mercado mundial de las teleconferencias representa el 68% de los usuarios de las teleconferencias. En EEUU no hay quien no tenga en su despacho una cámara de videoconferencia conectada a su PC o un número de audioconferencia para poder realizar sus reuniones, reuniones que posteriormente, en un paso siguiente, realizaran personalmente con clientes si tiene relaciones con ellos. La coordinación de proyectos a nivel internacional, es una nueva dimensión para recursos humanos.

En temas de formación, las aplicaciones de estas herramientas son muy amplias. La formación a distancia es el caballo de batalla de las empresas de formación y de los institutos formadores van a tener este tipo de tecnologías. Para un departamento de formación en la empresa, creo que sería interesante tener estas herramientas para poder adaptar las horas de formación al personal, porque el mayor problema para formarse o para informarse, como ustedes lo están haciendo hoy, es el tener que dedicar tiempo, es el tener que estar presente, in situ, para poder asistir. La formación a distancia es un complemento idóneo en este sentido. Diría que además de la formación, hoy hablamos mucho de teletrabajo. El teletrabajo tiene que ir acompañado de las herramientas, de las tecnologías adecuadas y aquellas herramientas de reunión a distancia lo son.

Voy a pasar a lo que es el segundo eje. Dentro de Víasolutions hay dos ramas: la primera es la reunión a distancia con los servicios que he comentado anteriormente y el segundo eje es la difusión de la información. Estamos hablando de cómo abarcar, de cómo conquistar un mercado mediante unas herramientas de difusión masiva como las difusiones de fax, las difusiones de e-mail, las difusiones de SMS, los mensajes cortos, que están, hoy en día, al servicio de la promoción de la información de un mercado. Por ejemplo, una empresa que quiera exportar, va a tener una necesidad de enviar comunicados de prensa para entrar en un nuevo mercado, de promocionarse y esto lo puede hacer por varios medios. Este tipo de difusiones, hoy en día en España, se utilizan mucho en Víasolutions. Para dar un ejemplo, podemos mandar 4 ó 5 millones de páginas de fax al mes sólo con contenidos de promoción, contenidos de información, que van siempre acorde a la legislación de cada país, porque hay un tema muy importante que es el tratamiento de datos todos los niveles. En España la protección de datos es uno de los temas más delicados a nivel de la legislación y este tipo de herramientas tienen que ser usadas a conciencia con la ley de protección de datos.

A nivel de estrategias, tenemos mayoristas de informática que optan por una estrategia de centralización, de un centro de trabajo fabricante en un lugar concreto que en este caso es Francia, y va a tener una estrategia de promoción hacia todos los países europeos desde ese punto central de Call Center en Francia. ¿Cómo lo hace? El mejor resultado lo obtiene mediante el fax, ya que publicita todos sus productos en un mercado informático donde varían precios, varían productos, varían configuraciones de forma muy rápida día a día. Necesitan informar muy rápidamente acerca de las nuevas ofertas y esto lo hacen mediante este tipo de soportes que les dan muy buenos resultados en cuanto a la apertura de mercado.

¿Por qué hablamos de estos hoy? Porque este tipo de envíos, de información, permite sondear un mercado de forma muy ágil; es decir, si queremos conocer la receptividad de un producto, la receptividad de un servicio o realizar un servicio, un sondeo hacia un mercado que no conocemos, lo podemos hacer mediante este tipo de herramientas, ya que los resultados son inmediatos y las respuestas son muy ágiles. De esta manera, podemos conocer mejor el mercado y las respuestas antes de correr un riesgo de implantación masiva y que pueda resultar arriesgada en algunos momentos. En todo este tipo de sondeos, de pruebas, antes de lanzarse es interesante, a nivel práctico, poder lanzar un sondeo de forma que podamos tener resultados inmediatos y así sondear las ventas que puedan resultar. Entonces ¿en qué consiste la herramienta en sí? La herramienta centralizada en un medio informático normal y corriente que permite acceder a un servidor externo donde muchas líneas telefónicas, accesos básicos, muchísimos accesos tradicionales están ahí para potenciar los envíos. Entonces, si alguien quiere realizar un envío a 100.000 destinatarios por fax, lo puede hacer en una única operación. En eso consiste este tipo de soluciones de difusión.

Voy a comentar ahora las aplicaciones de las acciones de marketing indirecto. Las herramientas de este tipo de acciones, son la segmentación del mercado mediante las muestras, las pruebas que se puedan realizar, informar un canal de distribución a nivel masivo etc. Hay muchos productos actualmente que requieren el canal de distribución, hablamos de informática, del sector de viajes; ya que todas las ofertas de viajes que aparecen en una agencia de viajes, tienen que llegar muy rápidamente debido a que son paquetes de servicios, hotel más viaje más excursiones etc... Son paquetes de servicios muy inmediatos, de un día para otro, con descuentos inmediatos y que tienen que llegar a las agencias de viajes de forma muy ágil. Entonces son este tipo de sectores los que requieren estas herramientas para poder llegar a los destinatarios y la comunicación hacia la prensa que hemos comentado.

Aquí en España, estamos presentes desde el año 94. El grupo de France Telecom, ha optado por desarrollar esos servicios de valor añadido que van con un eje de reunión a distancia de toda esta tecnología para acercar a las personas. Hoy en día, podemos ver que hay muchas empresas que están utilizando su sala de reuniones con su equipo de videoconferencia y conectándose directamente con sus colaboradores. Es un tema de democratización, no es una novedad tecnológica, es una democratización de la herramienta que se está viendo en el mercado. Nos parece que ha habido un evento que son los acontecimientos del 11 de septiembre en EEUU, que ha provocado miedo a volar durante el último año después de los atentados. Como consecuencia, la videoconferencia se ha visto empujada dado que permitía no viajar, ni tener que desplazarse y para muchos era muy conveniente. Pero creo que no es el argumento principal, el principal es poder acudir a su sala de reunión y tener su reunión ya. Es poder estar en contacto directo y utilizar los viajes solamente cuando se necesitan y no a la primera que necesitamos hablar con la persona que tenemos a miles de kilómetros de aquí.

El campo de las telecomunicaciones, creo que es realmente apasionante en este sentido, porque a parte de tecnología, es de acercamiento de las personas; para poder trabajar más cómodamente y para poder sacar mucho más provecho de su tiempo, ser eficaces y yo añadiría más, a nivel personal, todos tenemos preocupaciones sobre el tiempo, aparte del tiempo profesional el tiempo personal, que nos queda para no poder volver a casa a las 12 de la noche después de un viaje a Polonia o a cualquier lugar y el respeto a esta calidad de vida que nos va a dar este tipo de herramientas.

Por otra parte, las herramientas de difusión son muy interesantes, y les invito en algún momento a poder realizar pruebas, a contactar con nosotros si lo prefieren para poder realizar estas pruebas de mercado que están al alcance de todos. Por mí la ponencia se acaba aquí, me gustaría si hubiera alguna pregunta el poder contestarles. ::