Normalización y certificación de los proyectos y sistemas de gestión de I+D+I

PONENTE: D. José Luis Tejera, director de División de Desarrolle Estratégico y Corporativo de AENOR

José Luis Tejera Oliver, director División de Desarrollo Estratégico y Corporativo de AENOR.

- La eficacia económico- financiera de las empresas

- La gestión medioambiental de sistemas, productos y servicios

- La gestión ético y social o responsabilidad social de las empresas que configuran la sostenibilidad

- La gestión de la calidad de sistemas, productos y servicios

- La gestión de la investigación, del desarrollo y de la innovación y

- La Internacionalización de las empresas

Dentro de estos conceptos de reputación corporativa la gestión de la investigación, desarrollo e innovación aporta unos beneficios a las empresas tanto internos como externos. Internamente, como es sabido, las actividades de investigación y desarrollo pueden desgravarse hasta un 60% del impuesto sobre sociedades y las actividades de innovación hasta un 15%, luego, las empresas que hagan estas actividades para desarrollar nuevos productos y servicios tienen ya una desgravación fiscal del impuesto sobre sociedades. Internamente en España, y a la hora de exportar esos productos, esos servicios tienen el beneficio de que el estar certificados esos proyectos de I+D aseguran o apalancan la transferencia de tecnología hacia el exterior, hacia otros países fuera de España.

¿ Cuáles son las ventajas de normalizar las actividades de investigación y desarrollo, que son las que condujeron a AENOR a desarrollar un comité técnico de normalización para desarrollar normas que cubrieran estas actividades? La primera ventaja es la sistematización de las actividades para aprovechar el saber hacer interno de las empresas. Muchas veces las empresas hacen investigación y desarrollo y sin embargo por el hecho de no tenerlo sistematizado no son capaces de absorber ese saber hacer y no son capaces de patentar esos nuevos conocimientos que desarrollan en su actividad. La segunda es un ahorro de recursos en las actividades de investigación y desarrollo, porque se evitan repeticiones de actividades y eso conduce a un ahorro de recursos. Es una herramienta de la administración pública a la hora de valorar proyectos y sistemas de gestión de investigación y desarrollo tanto para conceder beneficios fiscales como para conceder subvenciones u otras ayudas, fomenta la transferencia de tecnología al exterior, el hecho de tener certificados los proyectos los sistemas de gestión, mejora la motivación y la implicación de los empleados y mejora la imagen empresarial. También dan una satisfacción a los accionistas, las empresas que no abordan actividades de investigación y desarrollo pueden ver amenazada su supervivencia, y sin embargo, a través de estas actividades pueden desarrollar nuevos servicios y nuevos productos que conserven la actividad futura de la empresa y pueden aportar indicaciones para implantar y redactar unidades de investigación y desarrollo a través del análisis interno y externo de la definición de objetivos básicos, de la identificación y análisis de problemas y oportunidades en el campo de la evolución tecnológica de la empresa y en la selección y gestión de una adecuada cartera de proyectos.

En AENOR se constituyó un comité técnica de normalización para desarrollar las normas en el ámbito de desarrollo, innovación e investigación ,comité que ha estado integrado por 60 organizaciones, todas las partes interesadas como se ha dicho anteriormente, estaba representada la administración, la industria, los sindicatos, las universidades, los centros de investigación y se han configurado esencialmente tres normas, una de terminología, que es la que da la terminología y las definiciones que se utilizan en el ámbito de las actividades de desarrollo, de investigación e innovación, una norma de proyectos y por último una norma de sistemas.

La primera norma, que es la de terminología, la 166000, tiene como objeto y campo de aplicación el establecer la terminología y las definiciones que se utilizan en el ámbito de las normas de desarrollo, de investigación e innovación. En esta norma hay definiciones como el sistema de gestión de I+D+I, que es una parte del sistema general de gestión de la empresa que incluye la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y en realidad todo lo que hace falta para desarrollar, implantar, llevar a efecto un programa de investigación y una política de investigación, desarrollo e innovación. También en esta norma está definido lo que es la unidad de gestión de I+D+I, como la persona o grupo de personas que tienen la responsabilidad están delegados por la alta dirección y tiene la responsabilidad de gestionar la cartera de proyectos, de gestionar la transferencia de tecnología, la protección y la explotación de resultados que es muy importante y la medición, análisis y mejora de las actividades de desarrollo, investigación e innovación. También vemos la definición de las unidades de desarrollo e investigación, que son las personas que realizan estas actividades, y entonces son también la persona o personas designadas por la alta dirección que procuran la obtención de conocimientos científicos y tecnológicos útiles para la organización, desarrollan nuevas tecnologías o mejora las actuales, aplican los nuevos desarrollos tecnológicos a los procesos o servicios o procesos. Vemos otras definiciones como la de vigilancia tecnológica, como la forma organizada, selectiva y permanente, de captar información del exterior sobre la tecnología, asimilarla y convertirla en conocimientos para tomar decisiones con el menor riesgo y para poder anticiparse a los cambios. En definitiva, en esta norma de terminología y definiciones lo que se hace es resolver un problema que hay en este ámbito de desarrollo, investigación e innovación de que muchas veces se está hablando de muchas cosas y es necesario por lo tanto definir unos términos y unas definiciones que concreten y que mejoren la comunicación en el ámbito del desarrollo, investigación e innovación.

Quizás el término de innovación es el término más discutido puesto que, en la ley del impuesto sobre sociedades cada año ( la Ley de Acompañamiento a los Presupuestos Generales del Estado, la que se aprueba al final de año) se define la desgravación fiscal por el concepto de innovación y a veces cambia el concepto de un lado a otro.

Lo que nosotros hemos hecho es definir claramente lo que es innovación en cuanto al mundo de aplicación de las normas y viene definido como el proceso en el cual a partir de una idea, invención o reconocimiento de una necesidad se desarrolla un producto o proceso útil hasta que sea comercialmente aceptado, si el producto o proceso no es aceptado por el mercado no hay innovación, o sea que para que haya un producto de innovación tiene que ser aceptado por el mercado. La innovación no necesita obligatoriamente de investigación y desarrollo, pero si la utiliza, se llama innovación tecnológica, de tal forma que puede haber innovación tecnológica que no requiera investigación y desarrollo, la innovación es por lo tanto más amplia que la investigación y desarrollo e incluye la aceptación por el mercado de los nuevos productos y servicios desarrollados.

La siguiente norma del comité de desarrollo e investigación es una norma que identifica los proyectos de investigación, desarrollo e innovación. Hay una necesidad de creación de esta norma porque no existen criterios únicos para definir cuando un proyecto se puede considerar de desarrollo, investigación e innovación. Existen numerosos organismos públicos a nivel nacional, europeo e internacional que evalúan proyectos de investigación, innovación y desarrollo y a su vez cada organismo público y cada organización evalúa de forma diferente los proyectos, por lo tanto es importante realizar una norma que sirva para orientar a los partícipes en el proyecto a realizar el proyecto de investigación y desarrollo, que evite y mejore el trabajo de los organismos que tienen que evaluar los proyectos de investigación y desarrollo y además la organización que realice el proyecto según la norma tenga ventajas de reconocimiento por los organismos que evalúan el proyecto.

De esta forma, la norma 166001, que es la norma de proyectos de investigación y desarrollo, tiene definidos, el objeto del proyecto, la contribución a los programas y políticas específicas, la planificación, la innovación y novedades que aporta, el presupuesto, los recursos necesarios, el personal , el plan de desarrollo y configura de alguna forma esta norma como debe de realizarse o como debe de estructurarse un proyecto de investigación de desarrollo e innovación para luego posteriormente ser certificado.

La idea es que estos proyectos de investigación y desarrollo que estén conformes con la norma, se puedan certificar y sean un proyecto, en este caso un proyecto AENOR certificado y la certificación tiene dos partes o hay dos tipos de certificación:

-Una, Certificación de contenidos y presupuestos asociados a los contenidos para los proyectos que estén todavía en papel, que todavía no se hayan ejecutado

-Certificación de contenidos y gastos incurridos para proyectos de investigación y desarrollo para proyectos de investigación y desarrollo que ya se han ejecutado o que se estén ejecutando.

En el primer tipo de certificación, la de contenido y presupuestos asociados a los contenidos, lo que se hace es que se certifica el tanto por ciento de investigación y desarrollo y el tanto por ciento de innovación que tiene un proyecto y entonces la empresa sabe que puede desgravarse fiscalmente del impuesto sobre sociedades esas cantidades y eso sirve para que los gestores de la empresa inviertan dinero en esos proyectos porque saben que se van a desgravar, saben que van a tener la posibilidad de desgravarse esas cantidades y esto sirve además también además de para la toma de decisiones, para en el caso de que haya una transferencia de tecnología o que este proyecto se haga en conjunto con otro país por ejemplo europeo, se pueda justificar los contenidos de investigación y de desarrollo que tiene.

El segundo tipo de certificación, la de contenido y gastos incurridos es una certificación que está pensada para proyectos que se estén ejecutando o ya se hayan terminado. Si se están ejecutando, como hay un seguimiento anual, hay primero un certificación de contenidos y presupuesto inicial y luego un seguimiento anual de cómo va evolucionando el proyecto, pues entonces, se van certificando los gastos incurridos en los sucesivos años hasta terminar el proyecto.

AENOR en este momento está siendo acreditado por ENAC, la Entidad Nacional de Acreditación, como organismo de certificación de proyectos de desarrollo e investigación, hemos puesto en marcha el sistema después del verano y tenemos ya 4 proyectos certificados de empresas como Soluciona, HL o Dragados y tenemos en este momento 3 proyectos más en proceso y 15 solicitudes de proyectos.

Pensamos que la certificación de proyectos es un aspecto importante para las empresas, no solo por la desgravación fiscal de las actividades de investigación y desarrollo sino para la toma de decisiones de los gestores de la empresa, para el aseguramiento de los gestores de la empresa de que están haciendo verdaderamente actividades de investigación, desarrollo o innovación.

El proceso de certificación es un proceso relativamente sencillo, hay una recepción de la documentación, una vez que la documentación del proyecto está correcta, hay una selección de un técnico de expediente de proyectos, el TEP, ese técnico de proyecto tiene un nivel de 4 dígitos UNESCO, (esto quiere decir que tiene una formación que da respuesta a nivel de 4 dígitos de la clasificación de conocimiento UNESCO) emite un informe y se envía el proyecto a un experto, el experto tiene un nivel de 6 dígitos UNESCO, el experto elabora un informe y con el informe del experto y la auditoria que hace AENOR, si es positivo se hace la certificación de contenidos y luego si a través de las auditorias anuales van auditando los gastos sucesivos que va teniendo a lo largo de los años, se da la certificación de contenidos y gastos asociados.

La tercera norma es la norma de sistemas de gestión del desarrollo, investigación e innovación. El sistema de gestión es la parte general de gestión de la empresa que comprende la definición de objetivos tecnológicos, la estructura organizativa, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para determinar y llevar a cabo la política de investigación, desarrollo e innovación de la empresa. Esta norma de gestión de sistemas de desarrollo, investigación e innovación es compatible con las otras normas de sistemas de gestión, las normas de ISO 9000 de sistemas de gestión de calidad o con las normas ISO 14000 de sistemas de gestión medioambiental y de alguna forma lo que se pretende es que la empresa sistematice, si ya está haciendo actividades de investigación y desarrollo las sistematice y si no está haciendo este tipo de actividades entre a hacerlas a través de organizarlas con esta norma.

Las ventajas de la normalización de los sistemas de gestión de investigación, desarrollo e innovación son: En primer lugar, fomentar estas actividades dentro de la empresa, proporcionar indicaciones para organizar y gestionar eficazmente la investigación y el desarrollo para la realización del análisis de la situación tecnológica interna y externa de la empresa, en segundo lugar ,la identificación de valores, amenazas y oportunidades de la evolución tecnológica, la definición de los objetivos básicos de las actividades de investigación, desarrollo e innovación y por último, la selección y gestión de una adecuada cartera de proyectos de investigación, desarrollo e innovación.

Una de las ventajas importantes de la normalización es que no se pierdan las actividades susceptibles de generar tecnología propia y patentes y este es el principal objetivo, el ayudar a las empresas a generar tecnología propia para que puedan patentar y luego vender esta tecnología al exterior, también potenciar las actividades de investigación y desarrollo como un factor diferencial de competitividad y ayudar a las PYMES a controlar las unidades de investigación y desarrollo, lo cual redunda en un ahorro de recursos y en una mejora de la motivación e implicación de los empleados.

También se genera un banco de ideas, con el que se hace un estudio de viabilidad técnico-económica, se analiza el mercado potencial y se seleccionan las ideas que van a constituir los proyectos de investigación y desarrollo u luego el modelo prevé una serie de pasos de izquierda a derecha en el cual está la invención o el desarrollo analítico, el diseño detallado, el rediseño, la comercialización hasta generar los nuevos productos y los nuevos diseños.

En cada uno de esos estadios, en cada uno de esos puntos se acude al cuerpo de conocimientos científicos existentes en la empresa y si da respuesta se sigue progresando y si no da repuesta hay que acudir a la investigación para que genere los conocimientos que necesitamos para seguir progresando y una de las características principales del modelo de investigación y desarrollo son los reciclos constantes que puede haber en cada etapa. Al hacer cada etapa, es una característica importante en las actividades de investigación y desarrollo darse cuenta de que hay que corregir algo y volver a una etapa anterior y así hasta conseguir un nuevo proyecto o un nuevo servicio. La norma, utiliza estas herramientas, la de la vigilancia tecnológica como una actividad que permite a la organización proporcionar buena información a la persona idónea en el momento adecuado, también la vigilancia tecnológica descubre nuevas ideas y a partir de su aplicación a desarrollar por la organización se ocupa de las tecnologías disponibles capaces de intervenir en nuevos productos y procesos. Otra de las herramientas es la creatividad, la prospección tecnológica. Voy a ir terminando la exposición, me voy a centrar en las partes más importantes. El sistema de gestión de investigación, desarrollo e innovación, tiene una primera parte que es no mandatoria, y que consta de las características del proceso, del modelo del proceso y de la compatibilidad con otros modelos de gestión y tiene establecidos una serie de requisitos como son los modelos del sistema de gestión de I+D, la responsabilidad de la dirección que se concreta en el compromiso, políticas y objetivos, planificación etc, y luego una serie de requisitos en cuanto a gestión de recursos, actividades, herramientas. Quizás, uno de los temas importantes es el de la protección y de la medición análisis y mejora.

Bueno, la norma recoge todos estos requisitos, la empresa que quiera establecer el sistema de gestión de I+D+I tiene que dar respuesta a todos estos requisitos y una vez que tiene establecido el sistema puede certificarse.

En la certificación del sistema de gestión de investigación y desarrollo, el proceso es un proceso clásico de certificación, recibe la solicitud, se analiza la documentación, hay una visita previa, hay una auditoria y si no hay ningún problema se emite el certificado. Si hay problema, se envía las no conformidades a la empresa y al empresa tiene que responder a estas no conformidades y una vez que se ha resuelto las no conformidades se emite la certificación.

Quería terminar, porque no da tiempo a la segunda parte, que quería hablar algo de la responsabilidad social corporativa. Quería terminar el tema de las actividades de investigación y desarrollo, diciendo que la primera empresa que ha certificado su sistema de gestión de investigación y desarrollo ha sido Peñasanta, es la antigua Central Lechera Asturiana, que tiene del orden de 37 patentes internacionales en el tema agro alimentario, tenemos en este momento 15 solicitudes más de empresas que quieren establecer este sistema de gestión de investigación, desarrollo e innovación. Hay comunidades autónomas que a partir del 1 de enero han establecido programas para financiar a las empresas que quieran implantar estos sistemas de gestión de investigación y desarrollo e innovación como Galicia, Aragón, Cataluña, el País Vasco y la Comunidad de Madrid y hay un conjunto en total de unas 50 empresas que están en este momento implantando el sistema de gestión de investigación, desarrollo e innovación.

El Ministerio de Ciencia y Tecnología va a establecer un registro de empresas innovadoras y de proyectos innovadores y en ese registro podrán incluirse las empresas que estén certificadas, que tengan registrado el sistema de gestión de desarrollo, investigación e innovación y los proyectos que estén certificados. El hecho de estar registrados en ese registro va a conllevar una serie de ayudas y apoyos por el Ministerio de Ciencia y Tecnología y de alguna forma se trata de potenciar la investigación y desarrollo a través de esta herramienta ,que creo que es importante tenerla en cuenta para las empresas que piensen exportar o moverse en estos países que se van a añadir a la UE y que van a constituir la ampliación de la UE.

Nada más, para terminar ofrecerme a todas las empresas que si tienen alguna duda o interés sobre la certificación de proyectos de I+D+I estamos a su disposición en AENOR y aquí en el stand que tenemos también hay información complementaria. ::